Cómo garantizar la participación de los ITDM en las decisiones de negocio

La eficiencia y la tecnología van de la mano, y esta última se está convirtiendo en el aspecto más importante para el crecimiento de las pymes. Y lo está haciendo a toda velocidad: ya sea el objeto de su negocio o simplemente parte de los procesos y metodología, vivimos en un entorno digital y competitivo en el que la diferenciación frente a la competencia, mantenerse a la vanguardia en innovación y dar al cliente lo que necesita son esenciales, y todo ello depende hoy de la tecnología.

El responsable de TI es quien controla esa espina dorsal de la compañía y, por tanto, tener en cuenta sus decisiones a nivel de negocio es una mera cuestión de supervivencia, sobre todo si queremos garantizar esa deseada eficiencia. Y los decisores de tecnología (ITDM, por sus siglas en inglés), están de acuerdo con ello, como se refleja en un estudio realizado por Brother entre este colectivo. La mayoría de los encuestados (un 88%) está de acuerdo en que es importante que su equipo esté bien integrado en el negocio. Y el 72% de los encuestados considera que el equipo de TI está muy involucrado en la eficiencia empresarial.

Sin embargo, esto es algo que no siempre sucede y no siempre de manera completa: solo alrededor de una cuarta parte considera que están ‘muy bien integrados’ en cuanto a objetivos de negocio, mientras que otra cuarta parte ve esta integración solo como ‘aceptable’ (la sensación es similar, pero en general mejor cuando se les pregunta acerca de la integración en operaciones y procesos).

Sin integración, los equipos de TI no tienen el control necesario para garantizar que los procesos y la productividad se mantengan a un nivel alto. Las ineficiencias y la falta de colaboración pueden fácilmente resultar, por ejemplo, en que se compre tecnología o se tomen decisiones respecto a ella sin la implicación del equipo de TI, o viceversa, lo que puede provocar tener herramientas que no cumplen la función que se necesitaba o que no atienden a las necesidades de escalabilidad previstas.

El valor que puede aportar el equipo de tecnología

Así, puesto que es el equipo de TI quien se encarga de evaluar, comprar y supervisar la implementación de todos esos los sistemas y herramientas que gestionan procesos, canales de comunicación, interfaces con el cliente y desarrollos, así como de garantizar que toda la infraestructura de la organización funciona, está actualizada y puede ser integrable con equipos nuevos o bien con los sistemas de clientes y proveedores, está claro que el equipo responsable de las mismas es también clave para la eficiencia del negocio, y que conceder al responsable de TI un papel relevante en la toma de decisiones llevará, sin duda, a una mayor eficiencia y, posiblemente, rentabilidad.

Que este equipo esté integrado con el resto de divisiones de la compañía, así como con la dirección, es fundamental para garantizar que la tecnología adecuada se despliegue en el sitio correcto y que ésta realice la función necesaria.  Pero esto, que puede parecer una obviedad, no siempre se tiene en cuenta en las pequeñas y medianas empresas actuales, donde no es tan común que los equipos de TI formen parte de las decisiones estratégicas que toma la compañía.

Según el estudio llevado a cabo por Brother, cuando hablamos de mejorar la eficiencia, las prioridades para las empresas son la gestión de datos (35%), la inteligencia artificial (31%) y la ciberseguridad (30%). Pero también la mejora de la productividad, que puede alcanzarse mediante la digitalización de los procesos, la implementación del trabajo remoto o la velocidad de las comunicaciones. Todo ello, probablemente, necesitará algún tipo de soporte técnico y, claro, el equipo de TI es el único que puede encargarse de ello.

Comunicación para la integración

Entonces, si la necesidad de integración está clara, ¿por qué no se produce en la práctica? Puede haber muchos obstáculos que lo impiden y superarlos puede llevar a un salto de calidad en la gestión, así que es fundamental realizar una evaluación para conocer primero cuáles son y, después, cómo superarlos. Para los propios tomadores de decisiones en el área de TI encuestados por Brother, uno de ellos sería el hecho de trabajar en distintas localizaciones, algo que uno de cada cuatro piensa que es el motivo principal por el que no están integrados. Pero también diferencias de prioridades entre departamentos, casi en la misma proporción (un 22%). Veamos estas barreras con un poco más de detalle: 

Integrar al equipo de IT para ganar

Hay muchos beneficios de hacer realidad una buena integración del equipo de TI en la mesa de dirección empezando, como ya hemos mencionado, por tomar decisiones tecnológicas que sean realistas y coherentes con los objetivos de negocio. Por ejemplo, soluciones de ciberseguridad que cubran verdaderamente la cadena de valor de los datos, o soluciones de impresión que sean flexibles y no estén ni sobre dimensionadas ni infra dimensionadas.

Imaginemos por un momento una empresa en la que esta integración del equipo de tecnología en las decisiones de negocio no es completa. Puede que haya un decisor, quizá del departamento de compras, que realice un pedido de impresoras para uso interno, por ejemplo. Puede que sean baratas, puede incluso que sean buenas, pero quizá no podrán conectarse de manera eficiente con la red existente o no cumplirán los requisitos de ciberseguridad de la empresa. Esto sin duda multiplicaría no solo los costes, sino también el tiempo y los recursos dedicados a hacerlas funcionar.

Un equipo de TI integrado en la toma de decisiones del negocio tendrá más libertad y, por tanto, será capaz de realizar una mejor optimización de las infraestructuras y de reforzar la relación con partners tecnológicos que apoyen e impulsen sus objetivos, evitando este tipo de problemas. Y es que aquí es, precisamente, donde pueden aportar valor: en la investigación y evaluación de las mejores soluciones (para la empresa) y en su trabajo en colaboración con los proveedores y partners adecuados para que las elecciones no solo sean las correctas, sino que se lleven a cabo de manera eficiente.

En Brother lo sabemos, y podemos ofrecer el apoyo que las empresas necesitan para recibir la asesoría y el mantenimiento en funciones específicas, en seguridad y, por supuesto, en cómo integrar las nuevas soluciones con el resto de sistemas de la compañía –porque, ya lo hemos dicho aquí, la integración es siempre la clave–. 

En resumen, podemos afirmar que la integración del departamento de TI, elevando su perfil, con las decisiones estratégicas de negocio tiene que ser una realidad para que la empresa sea lo más eficiente posible, la primera premisa para su rentabilidad y para que destaque entre su competencia.