Cómo la inteligencia artificial está revolucionando a las empresas

Aumentar la eficiencia de los procesos con la adopción estratégica de la IA

En la era de la digitalización, está claro que la inteligencia artificial (IA) ya no es un sueño del futuro, sino que influye cada vez más en el día a día de la vida laboral. Las herramientas y soluciones basadas en la IA están dando a actividades como la escritura, la traducción, el diseño de maquetas y la programación un importante impulso a la eficiencia. También existen aplicaciones clásicas de la IA, como el reconocimiento de patrones y errores en el control de calidad y las tareas de supervisión. Cuando las empresas adoptan la IA, es importante que tengan en cuenta los límites de la tecnología y los riesgos asociados a la protección de datos y la ciberseguridad.

La IA permite a las máquinas actuar de forma inteligente mediante algoritmos que reconocen automáticamente problemas y patrones o comprenden el lenguaje. Existen varias formas de IA, como el aprendizaje automático o machine learning (ML), el aprendizaje profundo o deep learning (DL) y la IA generativa:

• Los algoritmos ML procesan grandes cantidades de datos y pueden aprender de los patrones que observan. Ejemplos: reconocimiento de patrones para el control de calidad o autenticación.
• DL proporciona modelos complejos de IA que se acercan a la inteligencia humana. Ejemplos: algoritmos de IA para robots o conducción autónoma.
• Los modelos generativos de IA pueden ofrecer resultados automáticamente a partir de su conjunto de datos de acuerdo con las especificaciones. Ejemplo: ChatGPT de OpenAI.

Cómo la adopción de la IA simplifica una amplia gama de procesos

El mercado actual ofrece numerosas herramientas de IA para una amplia gama de tareas, facilitando los procesos de trabajo y liberando al personal de tareas que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, pueden simplificar y acelerar la edición de vídeo e imágenes mientras que las herramientas de planificación optimizan la gestión del tiempo. Además, las herramientas de seguimiento y análisis comprueban parámetros predefinidos. También envían regularmente los resultados en informes específicos para cada grupo objetivo a los responsables de la toma de decisiones o al personal de servicio. De este modo, siempre tienen una visión actualizada de los procesos que les afectan.

Cuando controlan parámetros relacionados con la seguridad o indicadores clave del rendimiento empresarial, estas herramientas emiten automáticamente alertas en caso de eventos predefinidos, advirtiendo de riesgos importantes e incluso sugiriendo medidas correctoras o preventivas. De este modo, contribuyen a la seguridad de la empresa y a la optimización de los procesos operativos.

Las herramientas analíticas basadas en IA proporcionan ayudas en la toma de decisiones para una amplia gama de problemas y se adaptan a requisitos específicos. Por ejemplo, se puede analizar el uso de impresoras y equipos multifunción en la red de la empresa para lograr un uso más eficiente de los dispositivos y optimizar las rutas para el personal.

El equipo informático de una empresa puede utilizar herramientas basadas en IA para automatizar numerosos procesos en la gestión de dispositivos o la incorporación de nuevos profesionales, por ejemplo. Así, se asigna automáticamente al nuevo personal un paquete de aplicaciones estándar, capacidad informática y autorizaciones de acceso en función de roles predefinidos. Los dispositivos finales se configuran según el perfil del usuario antes de su entrega y se registran automáticamente la primera vez que se conectan a la red. Esto reduce significativamente la carga de trabajo del departamento informático.

Por qué cada vez más empresas utilizan ChatGPT

El chatbot ChatGPT, basado en IA generativa, es ahora muy popular, y demuestra claramente lo versátil que es hoy en día. Muchas empresas ya han introducido el chatbot para hacer varios procesos más eficientes y sencillos. Se le puede ordenar que traduzca documentos automáticamente y en cuestión de segundos. Puede resumir conversaciones por correo electrónico a gran velocidad o transcribir el archivo de audio de una reunión a texto y condensarlo hasta lo esencial. Lo que antes llevaba horas, ahora lo hace el chatbot en un abrir y cerrar de ojos.

ChatGPT también puede servir como fuente de ideas para presentaciones, conceptos y campañas. Los usuarios pueden obtener aportaciones inmediatas o textos casi terminados a través de las instrucciones del chat. Gracias a la IA, ya no es necesario reunir a un grupo de personas para una rápida sesión de brainstorming.

Para los desarrolladores informáticos, el chatbot puede generar código estándar o herramientas específicas en cuestión de segundos para hacer más eficientes los flujos de trabajo. Puede ayudar al personal de soporte en el Help Desk. Además, los análisis basados en ChatGPT permiten tomar decisiones informáticas basadas en datos y, por tanto, acertadas. ChatGPT puede integrarse en el software de gestión de proyectos, por ejemplo, para analizar datos de proyectos como el calendario, la disponibilidad de recursos y datos de proyectos similares anteriores. Sobre esta base, optimiza la asignación de recursos y evita costosos retrasos.

El chatbot también puede optimizar la infraestructura de TI de forma similar: en este caso, la IA analiza datos relevantes para la red, como indicadores de rendimiento del servidor, tráfico de red y patrones de comportamiento de los usuarios, y sugiere optimizaciones adecuadas. Por ejemplo, TI puede ahorrar costes mediante la consolidación de servidores o adaptar el rendimiento de TI al comportamiento de los usuarios, redistribuyendo los recursos de red.

El chatbot también puede utilizarse para supervisar continuamente la infraestructura y proporcionar información en tiempo real sobre posibles problemas o anomalías. Esto permite una acción rápida y proactiva, así como aumentar la disponibilidad de TI.

Gracias a la IA, las tareas pueden realizarse de forma mucho más rápida y sencilla que antes. También ahorra recursos de muchas maneras diferentes.

Cómo la adopción de la IA reduce la carga de trabajo del personal y aumenta la eficiencia

La introducción de la IA puede aliviar la carga de trabajo del personal de muchas maneras. Las herramientas analíticas proporcionan una base sólida para la toma de decisiones y alivian así la presión sobre los responsables de aplicar las estrategias. Sobre esta base, la dirección de TI puede planificar proyectos de TI con mayor fiabilidad de procesos, operar la infraestructura de forma más eficaz y segura, así como mejorar el diseño de nuevos dispositivos para satisfacer los requisitos actuales.

Una gran ventaja de la IA es el tiempo que ahorra. El personal ahorra un valioso tiempo de trabajo porque la IA realiza análisis de datos y actividades que, de otro modo, llevarían mucho tiempo y serían complejas, según las necesidades o de forma automática, en cuestión de segundos. La IA también puede utilizarse para crear nuevas herramientas y servicios para los usuarios de forma mucho más rápida y sencilla que antes, con el fin de hacer su trabajo más eficiente. Esto también ahorra tiempo.

En vista de la actual escasez de mano de obra cualificada, la adopción de la IA permite ampliar las áreas de trabajo sin sobrecargar al personal. Esto no sólo se aplica al entorno informático, donde la escasez de mano de obra cualificada es especialmente alta. El uso de la IA también hace más atractivos los puestos de trabajo. Esto se debe a que la IA se encarga de las tareas rutinarias aburridas y tediosas que a menudo requieren un alto nivel de atención. Esto deja más tiempo para tareas creativas y desafiantes.

Además, el potencial de ChatGPT se aprovecha mejor cuando las capacidades de la IA se combinan con la intuición y la creatividad humanas. Esto conduce a soluciones aún más innovadoras en muchas áreas de una empresa. No obstante, el personal debe recibir la formación adecuada para poder hacer frente a estas nuevas exigencias.

¿Qué riesgos y restricciones hay que tener en cuenta al adoptar la IA?

Cuando las empresas introducen la IA, también tienen que ser conscientes de los riesgos y limitaciones asociados. Las herramientas de IA como ChatGPT suelen ejecutarse desde la nube, lo que hace que la protección y la seguridad de los datos sean una prioridad absoluta. Algunas empresas utilizan su propia versión de ChatGPT, por ejemplo, que sólo se utiliza dentro de la empresa. Incluso en este caso, los datos personales deben filtrarse previamente.

Además, los piratas informáticos pueden utilizar la IA para ataques automatizados, lo que hace necesario el uso de sistemas de defensa apoyados en IA. Por tanto, la IA es tanto un riesgo para la seguridad como un componente importante a la hora de tomar medidas de protección.

Es importante recordar que los resultados son tan buenos como el conjunto de datos utilizado. El conjunto de datos de ChatGPT no incluye todos los últimos avances, y los contenidos de Internet también reflejan una imagen distorsionada de la humanidad. Formulaciones como al estilo de garantizan que no se infrinjan los derechos de autor. Los usuarios deben comprobar siempre los contenidos creados por las herramientas de IA generativa y adaptarlos en caso necesario.

A pesar de estas reservas, una cosa está clara: los departamentos de gestión de TI deberían tener definitivamente en su agenda la adopción de la IA. Para que esto ocurra de la forma más adecuada posible, debe integrarse en la estrategia corporativa y en el concepto de seguridad. Las empresas deben seguir el ritmo del cambio tecnológico y evitar el uso incontrolado y, por tanto, desprotegido de estas herramientas tan populares.

Cómo la adopción de la IA puede hacer más eficientes los procesos en la impresión

La IA también se ha abierto camino en el campo de la tecnología de impresión. La IA puede supervisar el uso y el comportamiento de los dispositivos a nivel de red en tiempo real, y alertar al equipo de servicio de cualquier problema técnico en una fase temprana para evitar averías.

La inteligencia artificial también ayuda a los equipos de TI a identificar más fácilmente los cambios de comportamiento con respecto a los requisitos de impresión. Esto permite adaptar mejor el entorno de impresión existente a las circunstancias actuales. Por ejemplo, los datos obtenidos indican si la gama de funciones de los dispositivos está optimizada y si un equipo diferente o una ubicación de instalación distinta podrían ser más rentables o fáciles de usar. Esto resulta especialmente atractivo para las empresas que han introducido modalidades de trabajo flexible.

Las empresas que utilizan Servicios Gestionados de Impresión o asistidos por IA disponen de un sistema de gestión de impresión automatizado que simplifica el mantenimiento del sistema existente. Esto permite identificar y rectificar los fallos con mayor rapidez. Además, el dispositivo reconoce automáticamente cuándo se están agotando los consumibles, como los cartuchos de tinta o de tóner, y puede volver a pedirlos de forma independiente. Esto significa que los dispositivos pueden utilizarse sin interrupción y sin gran esfuerzo, reduciendo considerablemente la carga de trabajo para los usuarios y el personal de servicio.

Por qué debes adoptar un enfoque estratégico para integrar la IA

La IA y la automatización forman parte de nuestra vida cotidiana desde hace un tiempo, y su influencia sigue creciendo con la cada vez mayor digitalización. En última instancia, se trata de herramientas que deben personalizarse para fines predefinidos e introducirse de forma específica. Adoptar la IA requiere, por tanto, un plan estratégico. Colaborar con proveedores de servicios externos con experiencia en IA tiene sentido en el contexto del desarrollo y la implantación de la IA de forma que cumpla los requisitos.

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