¿Compra o servicio gestionado? Todo lo que debes tener en cuenta antes de elegir tu nueva impresora profesional
Descubre cómo un servicio gestionado de impresión puede ahorrar tiempo y dinero
Sabemos lo que se siente cuando una pequeña empresa adquiere una nueva impresora. Necesita urgentemente una impresora de sustitución para la que se ha roto o necesita una máquina adicional y no hay tiempo que perder, así que se dirige directamente a su sitio web de confianza o a su tienda habitual para hacerse con la primera máquina que se ajusta a su presupuesto. Pero antes de que cunda el pánico, hay que tomarse un momento para analizar la alternativa: un servicio gestionado de impresión.
En este artículo te explicaremos todo lo que debes tener en cuenta antes de invertir en una impresora nueva. Cuando hayas terminado de leerlo, tendrás toda la información que necesitas para responder a la pregunta: ¿debo comprar una impresora o elegir un servicio gestionado de impresión?
¿Qué debes saber antes de comprar tu nueva impresora?:
- Reabastecimiento con la tinta y el tóner adecuados.
- Los costes ocultos de la compra de impresoras.
- Asistencia técnica.
- Gestión remota de impresoras.
- Escalabilidad.
- Facilidad de contratación.
Una impresora puede parecer una compra única y sencilla, pero en realidad es un compromiso a largo plazo que puede acarrear costes adicionales y molestias durante toda su vida útil. Hay que tener en cuenta todos los consumibles necesarios para mantenerla en funcionamiento, la integración con la configuración existente y la asistencia profesional que puede necesitar si se experimenta algún problema técnico. Si miramos más allá, es posible que nos replanteemos una decisión de compra fácil cuando nos demos cuenta de las realidades de la propiedad a largo plazo.
¿Cuál es la alternativa? Un servicio de impresión gestionado. IDC lo define como un “modelo basado en el consumo para un único dispositivo o grupo de dispositivos, basado en un sistema de uso preconfigurado”. El servicio también puede incluir cualquier combinación de hardware de impresión, páginas mensuales, consumibles y mantenimiento y, en el caso del servicio gestionado de impresión de Brother, también incluye la evaluación inicial y la optimización continua del entorno de impresión.
En pocas palabras, un servicio gestionado de impresión implica la entrega automática de tinta y tóner antes de que se agoten, asistencia técnica mientras dure el contrato y muchas más ventajas que ahorrarán tiempo, molestias y dinero a largo plazo. A pesar de ello, la mayoría de las pequeñas empresas no disponen de un servicio gestionado de impresión, pero muchas desearían tenerlo. Según un estudio de IDC, más de la mitad de las empresas europeas con menos de 500 empleados han optado por acuerdos basados en suscripciones, y muchas más preferirían un servicio que incluyera la evaluación y optimización.
1. Suministro de tinta o tóner adecuado
Imagínate esta escena: es un día ajetreado en la oficina y tienes una lista de tareas cada vez más larga, empezando por un gran trabajo de impresión. Es entonces cuando la impresora se queda sin tinta o tóner. Si has comprado una impresora de la forma tradicional, no te queda más remedio que correr a la tienda de material de oficina más cercana a por consumibles nuevos, sólo para acabar percatándote de que es el cartucho equivocado o que no tienen el que tu máquina necesita. Y mientras tanto, la lista de cosas por hacer se hace cada vez más larga.
Esta situación explica en gran medida por qué el 60% de las empresas con entre 1 y 19 empleados afirman que preferirían un servicio basado en un contrato (IDC), por ventajas como la entrega de productos esenciales como tinta y tóner. Y también es un problema compartido por los usuarios domésticos:
En un entorno empresarial, todas las pérdidas de tiempo que suponen las compras incorrectas se acumulan, al igual que los costes. Pero con un servicio gestionado de impresión se enviará automáticamente tinta y tóner en función del volumen de impresión, por lo que nunca perderás tiempo en compras, ni volverás con el cartucho equivocado. Además, ayuda a impulsar las credenciales de sostenibilidad.
La inexistencia de cartuchos incorrectos o compras innecesarias se traducen en mucho menos desperdicio, y con Brother puedes simplemente devolvernos los cartuchos usados de forma gratuita y nosotros nos encargaremos del reciclaje o remanufacturación. Es una cosa menos de la que preocuparse, lo que permite ocuparte de los aspectos más importantes del funcionamiento de tu empresa.
2. Los costes ocultos de la compra de impresoras
No sólo la compra incorrecta de tinta o tóner puede generar gastos inesperados en impresoras: el acopio innecesario de consumibles también puede ser un problema. Muchas empresas hacen pedidos regulares y recurrentes de consumibles para asegurarse de que siempre puedan imprimir, pero con el tiempo, esto puede significar que acaben gastando más en cartuchos de lo que necesitan. Y si se rompe, puede resultar aún más caro. Si a esto le añadimos el coste de las reparaciones ad hoc de los dispositivos, los costes ocultos empiezan a subir. Con un servicio gestionado de impresión se obtiene un precio fijo para cada página impresa o para los consumibles, incluso con descuento, por un proveedor de confianza por lo que nunca se perderá el tiempo buscando el cartucho adecuado al precio más bajo.
Y lo que es peor, si compras una impresora directamente, tendrás que resolver todo lo anterior por tu cuenta. Pero con un servicio gestionado de impresión de Brother (MPS) nunca hay sorpresas desagradables. Puedes realizar un seguimiento constante de su uso y enviaremos consumibles antes de que se agoten, por lo que no hay riesgo de pedidos innecesarios. Además, las reparaciones y el mantenimiento están incluidos: tu máquina tiene garantía durante toda la duración del contrato. El fácil acceso a este tipo de asistencia prolonga la vida útil de tu máquina, por lo que puedes pensar en una impresora MPS como la última impresora nueva que necesitarás.
¿Cómo te ayuda a ahorrar un MPS?:
- 30-40% de ahorro.
- Mantenimiento incluido.
- Ahorra tiempo centrándote en tu negocio, no en tu impresora.
Visto así, los servicios gestionados de impresión son mucho más eficientes, en términos de mantenimiento y gestión. Si alguna vez necesitas realizar algún cambio en tu servicio, los programas MPS de Brother te dan esa flexibilidad.
3. Asistencia técnica
El tiempo de inactividad de la tecnología es una de las mayores amenazas para la productividad: el 72% de los responsables de la toma de decisiones de TI coinciden en que el departamento de TI es el responsable de impulsar la eficiencia general de la empresa*. Cuando tu organización depende de la documentación, una impresora averiada significa que tú también dejas de trabajar.
Si compras una impresora estándar, lo más probable es que tengas que intentar solucionar los problemas tú mismo con confusas búsquedas en Internet, o bien buscar a un experto. Esto lleva tiempo y no siempre puedes permitirte esperar a que se solucione el problema. Pero con un MPS no podría ser más fácil obtener ayuda de tu proveedor de servicios cuando la necesites. Puedes estar seguro de que habrá un experto de Brother al final de la línea para ayudarte: el 98% de los problemas se resuelven por teléfono. Este nivel de asistencia es una de las razones clave por las que el 97% de los clientes de MPS siguen con Brother después de cinco años*.
4. Gestión remota de impresoras
Muchas empresas operan de forma remota o con una configuración híbrida, lo que puede complicar la impresión. Es posible que tengan que gestionar hardware en varios sitios y supervisar el uso adicional que esto conlleva, lo que requiere mucho tiempo y esfuerzo si se compran impresoras ad hoc. A menudo se tienen varios dispositivos y poco conocimiento de su eficiencia o coste, lo que puede ser difícil de gestionar.
Un servicio de MPS facilita la gestión sencilla de tantas impresoras como necesites, con un portal del cliente que permite realizar un seguimiento de las estadísticas clave de cada una.
Un servicio gestionado de impresión realiza un seguimiento del:
- Rendimiento de los dispositivos.
- Uso del dispositivo.
- Estado de los dispositivos para evitar tiempos de inactividad.
5. Escalabilidad
Aunque ahora sólo utilices una impresora, eso no significa que siempre vaya a ser así. Muchas pequeñas empresas tienen gran potencial de crecimiento, por lo que podría llegar un momento en el que se necesiten varias impresoras en distintas ubicaciones. El servicio gestionado de impresión de Brother se adapta a cada negocio, ampliándose para proporcionar los consumibles, dispositivos y soporte de mantenimiento que la empresa necesita a medida que crece. Las herramientas y funciones gratuitas también permiten exportar fácilmente la configuración de un dispositivo a todos los demás, cubiertos por su servicio de impresión gestionado. Con todas las impresoras incluidas en el mismo servicio, no podría ser más fácil expandirse a otros centros o ubicaciones de impresión.
6. Facilidad de contratación
Si estás interesado en un servicio gestionado de impresión pero te echa para atrás el largo proceso de contratación, puedes estar seguro de que no es tan complicado como podrías pensar. Una vez en contacto, el proceso de contratación es rápido y sencillo, y todo lo que incluye el contrato está totalmente claro. Incluso puedes elegir entre un plan fijo con un número determinado de páginas o la opción de pagar a medida que imprimes. Es una inversión en simplicidad, con un poco más de tiempo al principio que aporta valiosos beneficios a largo plazo.
En envío automático de consumibles, la rentabilidad, la gestión remota, la asistencia técnica fiable y la facilidad de registro hacen que la impresión sea sencilla. Y cuando elijas un MPS de Brother recibirás impresoras de nivel profesional con la última tecnología, perfectamente adaptadas a pequeñas empresas como la tuya.
Así que antes de comprar tu próxima impresora, asegúrate de considerar un servicio gestionado de impresión. Si deseas obtener más información sobre todas las ventajas y todo lo que incluye, haz clic aquí para visitar la página informativa de MPS. O para obtener más información sobre cómo un MPS puede ayudar a las pequeñas empresas en particular, echa un vistazoa esta entrevista con el experto en impresión de Brother, Phil White.
¿Listo para empezar con un MPS? Rellena el formulario de contacto y un miembro del equipo Brother se pondrá en contacto contigo.
* Brother encuesta ITDM, realizada por Savanta.
