¿Cómo funcionan los servicios gestionados de impresión? Revelando el poder del MPS con un experto de Brother
¿Todavía no estás seguro de si un servicio de impresión gestionado es adecuado para tu empresa? Hablamos con el responsable de Brother en MPS y experto en impresión, Phil White, para obtener respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes.
Continúa leyendo para saber todo lo que necesitas sobre cómo funciona este servicio para las pequeñas empresas, o usa los enlaces de abajo para obtener respuestas a las preguntas más frecuentes.
1. ¿Qué es un servicio gestionado de impresión y en qué se diferencia de comprar una impresora?
2. ¿Cómo funcionan los servicios gestionados de impresión para empresas de diferentes tamaños?
3. ¿Cuáles son los beneficios de los servicios gestionados de impresión (MPS) para las empresas?
4. ¿Cuáles son los mayores inconvenientes de comprar una impresora de manera tradicional?
5. ¿Cómo puedo reducir mis costos de impresión con un servicio gestionado de impresión?
1. ¿Qué es un servicio gestionado de impresión y en qué se diferencia de comprar una impresora?
Diría que la principal diferencia es que con una compra, depende de ti mantenerla y asegurarte de que tiene tinta y tóner antes de que éstos se acaben, así que tienes que hacerlo todo eso por ti mismo. Con un servicio gestionado de impresión, o por suscripción, externalizas esta responsabilidad a un proveedor de servicios de confianza que mantiene el dispositivo y asegura que tienes todos los consumibles necesarios para que siga funcionando. En esencia, es la diferencia entre si quieres ser responsable del mantenimiento del parque de impresión o si prefieres que alguien lo haga por ti.
2. ¿Cómo funcionan los servicios gestionados de impresión para empresas de diferentes tamaños?
En Brother estamos comprometidos con asegurar un servicio que satisfaga las necesidades de cada tipo de cliente. Sabemos que las grandes empresas han aprovechado estas modalidades de servicios durante mucho tiempo, y podemos proporcionar soluciones complejas y completamente personalizadas adecuadas a su configuración. Sin embargo, las pequeñas empresas también pueden beneficiarse mucho de este servicio.
También sabemos que las empresas más pequeñas podrían no necesitar una consultoría de ventas completa o una solución a medida. Por lo tanto, en su caso, podemos proporcionar un servicio más simplificado y estandarizado del que pueden beneficiarse rápida y fácilmente.
3. ¿Cuáles son los beneficios de los servicios gestionados de impresión (MPS) para las empresas?
Creo que podemos resumirlo en tres beneficios clave.
En primer lugar, nunca te quedarás sin tinta o tóner. Esto es realmente importante, porque obviamente tienes el dispositivo por una razón, así que no poder usarlo, posiblemente en un momento crítico, puede tener un impacto real en tu negocio. Tus consumibles se entregan automáticamente antes de que los necesites; no tienes que predecir cuándo necesitarás más tinta o comprarlo online. No necesitas hacer nada. El dispositivo está constantemente monitoreado por el proveedor, y es nuestra responsabilidad asegurarnos de que la tinta y el tóner estén contigo antes de que los necesites.
En segundo lugar, el equipo va a incluir el mantenimiento. Nuestra propuesta incluye piezas y mano de obra in situ y un elemento de servicio proactivo también, para asegurar que tu dispositivo siempre está listo para funcionar, que no va a fallar cuando lo necesites. También recibirás apoyo para configurarlo, lo cual sabemos que puede llegar a ser complicado.
En tercer lugar, acuerdas un precio fijo y constante y sabes exactamente cuánto vas a pagar. Con un servicio gestionado de impresión pagas por el documento según imprimes, por lo que es un coste mucho más consistente y estable, en vez de gastar cientos de euros en consumibles que podrías no usar durante meses. Básicamente, ayuda al flujo de caja: cambias de un producto de TI mercantilizado a un modelo basado en el consumo que refleja lo que buscan las pequeñas empresas.
4. ¿Cuáles son los mayores inconvenientes de comprar una impresora de la manera tradicional?
Hay tantos productos diferentes en el mercado que podrías terminar con uno que no satisfaga las necesidades de tu negocio, ya sea por las especificaciones o por el coste. Con más frecuencia de lo que imaginas, el producto que es más barato comprar no es el más rentable de mantener a largo plazo.
También hay siempre un riesgo de que el dispositivo pueda tener problemas de mantenimiento. Las estadísticas demuestran que la mayoría de las llamadas a los servicios de soporte están relacionadas con la impresión. Es el punto donde la mecánica física se encuentra con el software, por lo que las cosas pueden salir mal bastante a menudo, ya sea un error del usuario o un error del dispositivo. Integrar un nivel de mantenimiento y soporte en tu solución significa que la inversión en el dispositivo siempre estará protegida.
5. Cómo puedo reducir mis costes de impresión con un servicio gestionado de impresión?
Creo que muchas empresas no saben realmente cuánto están gastando en impresión, por lo que la rentabilidad de un MPS realmente se ve en la transparencia. Se puede ver no sólo cuánto cuesta el dispositivo, sino cuánto está costando mantenerlo, con facturas trimestrales regulares, y teniendo los costes de las páginas frente a los costes del hardware por adelantado ayuda a tomar la mejor decisión para tu negocio.
Importante también es que se eliminarán costes ocultos más adelante. Si bien podrías saber cuánto cuesta el dispositivo y el tóner, no conoces los gastos de envío. O cuánto pagarías si tuvieras que comprar tóner de urgencia en el último minuto cuando realmente necesitas imprimir una presentación para una reunión importante. Estos tipos de problemas son costes indirectos que no siempre se calculan cuando haces la compra inicial, pero pueden sumar bastante.
Muchos proveedores, incluido Brother, también se dan cuenta de que estás creando un compromiso a largo plazo cuando te suscribes al servicio, por lo que incluyen descuentos en los costes de funcionamiento del dispositivo.
6. ¿Qué características de soporte y mantenimiento están incluidas en un paquete de impresión gestionado?
Esto varía, y hay muchos ejemplos en el mercado de servicios de impresión básicos que sólo incluyen consumibles, pero definitivamente no es el caso con Brother. Ofrecemos un servicio completamente gestionado en el que obtienes los consumibles, una forma automatizada de pagarlos y un servicio de mantenimiento completo, preventivo y reactivo.
El dispositivo está completamente monitorizado e incluye soporte telefónico de Brother. También tienes un portal para solicitar soporte directamente y, en el raro caso de que un problema no se pueda resolver por teléfono, recibirás mantenimiento y soporte in situ de uno a tres días hábiles. Además, no tienes que enviar el dispositivo de vuelta al fabricante para que lo revise. Es un soporte profesional orientado al negocio que está diseñado para mantenerte imprimiendo.
7. ¿Cómo funcionan los servicios gestionados de impresión? ¿Puedes explicarnos el proceso de configuración?
Para los clientes que buscan flexibilidad o un servicio personalizado, hablarán con uno de nuestros partners autorizados que harán cinco o seis preguntas sobre el tipo de producto o instalación que necesitas. Aquí es importante indicar que un profesional podría hacer una visita a la empresa para configurar los dispositivos, si fuera necesario, y ver qué tipo de soporte quieren. Luego el/los dispositivo/s será/n enviados, instalados, conectados y estará listo para comenzar a trabajar.
Con esta opción gestionarás tu servicio a través de un portal en la nube que muestra información de facturación, fecha de envío de los consumibles y que permite contactar al proveedor para el mantenimiento.
8. ¿Cuál es el futuro de los servicios gestionados de impresión? Si alguien ya tiene un plan pero anticipa un cambio en sus necesidades, ¿puede personalizar su plan para que cambie a medida que lo hace su negocio?
Algunos clientes ya podrían tener un dispositivo Brother sin un servicio gestionado de impresión. En ese caso, deberían ponerse en contacto con un distribuidor autorizado y podremos actualizarlo desde sólo el hardware hasta el mantenimiento, soporte y automatización de suministros. Si tu negocio ha cambiado y estás buscando un servicio diferente, nuevamente, ponte en contacto con tu proveedor y podremos cambiarlo fácilmente para adaptarlo a tus nuevas necesidades.
Sabemos que los negocios, especialmente las pequeñas empresas, están evolucionando y creciendo todo el tiempo, así que siempre estamos listos para adaptar nuestro servicio y satisfacer sus necesidades.
9. ¿Cómo se integran las medidas de seguridad en un servicio gestionado de impresión para ayudar a proteger la información sensible?
Grande o pequeña, cada empresa está preocupada por la seguridad de su red de TI, y un servicio de impresión puede ayudar a apoyar esto de varias maneras.
La primera es tan simple como establecer un proceso sobre cómo se gestiona la impresión en la organización. Estás pasando de un entorno donde las impresoras fallan o una mezcla de marcas de impresoras están conectadas a una red, a externalizar la configuración a un proveedor dedicado que proporcionará dispositivos en los que poder confiar. Se trata de introducir una política sobre esa parte de la red y cómo se usa.
En segundo lugar, el servicio gestionado de impresión de Brother también permite agregar varias soluciones de gestión documental. Esto significa que puedes agregar controles a cómo se imprime el documento, por lo que, si tienes información particularmente sensible, puedes restringir cómo se imprime desde el dispositivo, quién puede acceder a esa información y crear una política sobre cómo se utilizan los documentos.
Sabemos que las empresas probablemente están imprimiendo menos documentos en general, pero los documentos que están imprimiendo son mucho más valiosos: hay una mayor probabilidad de que incluyan información sensible. Esto significa que estamos viendo a muchas más pequeñas empresas buscando un mayor nivel de seguridad alrededor de sus documentos.
10. ¿Cómo apoya el MPS a las nuevas formas de trabajar, como cuando el personal está completamente remoto o divide su tiempo entre el hogar y la oficina?
Está claro que el gran cambio es que ahora la gente tiende a trabajar en más de un lugar, así que nosotros, como proveedores, necesitamos estar bien posicionados para ofrecer una solución que refleje esto. En términos de dispositivos, tenemos una gran variedad que incluye opciones más compactas y que son ideales para oficinas en casa. Luego, a nivel de servicios, podemos apoyar con la creación de un equilibrio para el volumen de impresión en diferentes ubicaciones. Así que puedes beneficiarte de la automatización de consumibles y los detalles de facturación sin importar dónde esté el dispositivo, o crear una configuración donde los usuarios pueden enviar un trabajo de impresión desde casa y recogerlo cuando visiten su lugar de trabajo más tarde o a lo largo de la semana. Estas son soluciones disponibles dentro de nuestra propuesta y podemos construir un paquete para cumplir con todos estos requisitos.
11. ¿Es la gestión de impresión un servicio que da una visibilidad completa sobre el uso y los costes de impresión?
Esta es una necesidad básica con cualquier servicio de impresión, así que si un proveedor no puede proporcionar eso, entonces sugeriría que se busque en otro lado. Esto se incluye en todos los servicios gestionados de impresión de Brother y es muy importante para las pequeñas empresas.
Estamos realmente enfocados en ofrecer esa transparencia porque es algo que no se obtiene cuando compras una impresora de la manera tradicional. Puedes hacerte varias preguntas, como ¿cuánto tiempo ha estado el tóner en la máquina? ¿Cuánto costó? ¿De dónde lo conseguimos? ¿Cuántas veces hemos pagado por un técnico para dar soporte al equipo? Pues bien, con un servicio gestionado de impresión inicias sesión en el portal y todas estas preguntas están contestadas. Obtendrás una visión muy clara de cuál ha sido el coste del servicio y sabrás que ese es el único coste de impresión que has pagado.
12. ¿Cómo evoluciona el MPS para representar las últimas tecnologías y prácticas de impresión, y cómo beneficia esto a un negocio?
Para nosotros, se trata de refinar constantemente nuestra oferta para reflejar lo que nuestros clientes necesitan, especialmente para las pequeñas empresas. Sabemos que las compañías como éstas se encuentran buscando una TI basada en el consumo, para que puedan pagar por productos y servicios a medida que los utilizan; no quieren gastar miles de euros en una tecnología que quizá nunca usen. Así que siempre estamos adaptando nuestra oferta para crear su solución ideal.
También estamos comprometidos en invertir en nueva tecnología, razón por la cual hemos pasado a usar la tecnología en la nube para apoyar nuestras impresoras. Eso es importante, dado que las pequeñas empresas cambian y crecen, por lo que el software local no se ajusta a su arquitectura. Una conexión en la nube es mucho más robusta, por lo que significa que el dispositivo puede moverse y aún así podremos apoyarlo.
¿Listo para comenzar? Contáctanos y te proporcionaremos la solución perfecta de impresión gestionada
