Cómo optimizar la compra de equipos tecnológicos en entornos híbridos

El mundo laboral ha cambiado drásticamente en los dos últimos años. La aceleración de la transformación digital y la adaptación apresurada a los nuevos procesos de trabajo ha hecho que todos nos enfrentemos a un nuevo panorama empresarial. Para entender mejor estos cambios, te facilitamos algunos de los datos de un estudio elaborado a partir de la experiencia de teletrabajo que pymes de toda Europa han tenido antes y durante la pandemia.

Antes de la pandemia, el 58% de los encuestados trabajaba en la oficina a tiempo completo, mientras que el 36,5% tenía un modelo híbrido o sólo trabajaba desde casa. La pandemia lo ha cambiado todo. Ahora, el 21% trabaja en la oficina y el 73% desempeña sus tareas desde casa a tiempo completo o compaginando trabajo presencial y teletrabajo.

Este nuevo mundo del trabajo híbrido hace que los responsables de compras tengan ciertas dudas: ¿quién es el responsable de abastecer, comprar, gestionar y mantener los equipos que necesitan sus empleados para hacer su trabajo de forma eficaz y productiva?

¿Quién es el responsable de las compras de TI?

El Marco del Acuerdo de la UE sobre el trabajo remoto no despeja las dudas. Según este, los responsables de las empresas deben encargarse de proporcionar, instalar y mantener los equipos, salvo en aquellos casos en los que los empleados utilicen sus propios equipos. En este sentido, el 80% de los encuestados considera que su empresa debe proporcionar una impresora o un escáner para trabajar desde casa, por ejemplo. Sin embargo, sólo al 25% de las empresas lo ha hecho.

De hecho, tres cuartas partes de los empleados que trabajan en remoto reconocen que utilizan una impresora que ellos mismos han comprado antes o durante la pandemia, y cerca del 60% utiliza su propio escáner. Por ello, las empresas dependen de una selección aleatoria de equipos adquiridos -a menudo de forma apresurada, para no lastrar su actividad- al margen de las directrices de su política de compras.

Gestionar las compras de los equipos

Presentar las compras de los equipos como gastos derivados del teletrabajo hace que exista el riesgo de que algunos hayan gastado lo mínimo necesario para realizar el trabajo. Pero también habrá varios empleados -tanto en casa como en la oficina- que utilicen equipos que han comprado a través de los canales habituales de compras de soluciones tecnológicas.

Asimismo, es probable que unas máquinas se adapten mejor que otras a ciertas tareas y, como consecuencia, puede generarse una disparidad en el rendimiento de los equipos y en el de los empleados.

El hecho de que los empleados que trabajan en casa adquieran los equipos que necesitan, sin tener en cuenta la política de compras de su empresa, hace que nos planteemos quién asume el coste y controla los volúmenes de impresión y los pedidos de consumibles. La compra descentralizada de equipos y consumibles como gastos derivados del teletrabajo se suma a la carga administrativa de la empresa, al igual que ocurre con los costes y riesgos que son producto del mal funcionamiento o del mantenimiento de los equipos. Por tanto, ¿cómo pueden las empresas optimizar sus procesos de compra?

Controlar la adquisición de equipos tecnológicos

Las empresas tienen que cuidar más que nunca ciertos detalles, evaluar qué equipos utiliza su personal y considerar cómo deben tomar las decisiones de compra de estos equipos para todos los trabajadores, independientemente de su ubicación. Sin embargo, es difícil de gestionar cuando los empleados utilizan una gama diversa de equipos personales.

Para evitar los inconvenientes que conlleva el uso de equipos propios por parte de los empleados, es necesario apostar por una política estratégica de compras para instalar, supervisar y gestionar los dispositivos de forma remota. No obstante, si descentralizar la gestión de documentos parece una tarea compleja, no te preocupes, porque existe una solución: los Servicios Gestionados de Impresión.

Los Servicios Gestionados de impresión optimizan las compras de soluciones TI

Un programa de Servicios Gestionados de Impresión puede facilitar y rentabilizar la adquisición de los equipos que van a estar en diferentes ubicaciones. Y es que, en lugar de limitarse a gestionar los presupuestos y los recursos en varias ubicaciones y en una gama diversa de equipos, este programa aporta coherencia y transparencia al supervisar todas las impresoras del parque de impresión – independientemente del lugar en el que estén ubicadas –, optimizando la infraestructura de impresión para mantener los índices de calidad y seguridad.

Además, reduce los gastos derivados del teletrabajo, ya que responde a las alertas automáticas de sustitución de consumibles, y envía los cartuchos cuando se necesitan, ya sea a la oficina o directamente al domicilio del empleado que está trabajando en casa.

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Fuentes:

Informe “Nueva normalidad”, Brother, noviembre 2021. Muestra: 936 profesionales de pymes de toda Europa.

Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo - "La regulación del teletrabajo en la Europa posterior a la COVID-19”, 2021.

Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo - "El teletrabajo durante la pandemia de COVID-19: riesgos y estrategias de prevención", febrero 2021.

Garrigues: “Actualización del derecho laboral europeo – flexibilidad y teletrabajo – edición 2021”.