Nuevos retos de los responsables de TI: cambios en las prioridades de los trabajadores
La crisis de la COVID-19 ha venido acompañada de enormes cambios y retos tecnológicos para las empresas. Muchas organizaciones se han visto obligadas a gestionar una rápida migración al teletrabajo, y a transformar las tareas habituales de oficina en nuevos procesos virtuales.
Esto ha hecho que las pequeñas y grandes empresas replanteasen sus soluciones digitales. Los empleados, los responsables de la toma de decisiones y los equipos de TI han tenido que cambiar su mentalidad, y muchos de los que trabajan hoy desde casa han perdido la posibilidad de hacer uso de las soluciones tecnológicas que usaban en la oficina – incluyendo las herramientas de impresión o digitalización –, de una forma que nunca hubieran imaginado.
Para apoyar la productividad y permitir que las empresas evolucionen en esta nueva modalidad de trabajo, es necesario que haya un cambio en las formas de colaboración y que los departamentos de TI lideren el proceso de cambio.
Para ello, deben mantener informados a los empleados y a la dirección para que entiendan la nueva implementación y las necesidades digitales del trabajo en remoto, así como mantener las actividades de uso común en el puesto en un entorno de teletrabajo.
La evaluación de necesidades
Lo que los usuarios quieren frente a lo que necesitan requiere una evaluación exhaustiva para garantizar que las soluciones digitales que se utilizan proporcionan los mejores resultados dentro del presupuesto establecido. Hay que tener en cuenta las funciones y responsabilidades del departamento de TI – ya que estas están continuamente cambiando y evolucionando –, así como el bienestar de los trabajadores a la hora de adaptarse a esta nueva manera de trabajar.
No debemos olvidar que la productividad siempre debe estar encima de la mesa en cuanto a las prioridades se refiere. En este nuevo entorno, la productividad se ha podido ver afectada porque los trabajadores no disponían de las herramientas a las que estaban acostumbrados en un entorno de oficina, por lo que hay que buscar nuevas soluciones con las que cubrir este abanico de necesidades que se abre, y eso se consigue a través de la colaboración.
Por supuesto, hay muchas complejidades que también debemos considerar cuando se implementan nuevas soluciones, tanto para el aumento del teletrabajo como para la necesidad de impresión en la oficina física. En este último caso, el modelo de impresión distribuida - ahora recomendado para evitar que los usuarios se congreguen en un solo equipo de impresión en las oficinas - no sólo favorece el distanciamiento social, sino que también aumenta la productividad de los empleados.
Por esto, las empresas podrían considerar la posibilidad de descentralizar las impresoras en un modelo de impresión distribuida, o incluso introducir impresoras de nivel empresarial en los hogares de los empleados en situación de teletrabajo, en un modelo más amplio de impresión hiperdistribuida.
La impresión hiperdistribuida proporciona a los empleados que teletrabajan los mismos beneficios y funcionalidades de impresión en casa que en la oficina, manteniendo los protocolos de seguridad y gestión establecidos por la empresa.
¿Están alineados los equipos de TI y los trabajadores?
Según el estudio Quocirca Print 20251 realizada por Brother antes de la crisis de la COVID-19, los directores de tecnología y los empleados tenían puntos de vista opuestos cuando se trataba de soluciones digitales; pero esto podría haber cambiado durante la pandemia.
Según el informe, sólo el 36% de los empleados preveía que para 2025 la impresión sería muy importante o bastante importante para su negocio, frente al 65% de los responsables de TI que lo afirmaban.
Es una opinión que probablemente ha cambiado después del confinamiento, ya que es posible que los trabajadores no hayan tenido en cuenta la impresión cuando estaba a su alcance en la oficina. Es probable que el hecho de trabajar sin tener un acceso fácil a los servicios de impresión haya hecho que se den cuenta de su importancia en el lugar de trabajo; ya sea para poder archivar físicamente documentos importantes o utilizar los equipos multifunción para imprimir los documentos que necesitan para una reunión. En cualquiera de los casos, se trata de una herramienta importante y necesaria.
El estudio también reveló que el 62% de los trabajadores considera que son mucho más importantes las herramientas de colaboración – mensajería instantánea, uso compartido de pantallas o videoconferencias –, en comparación con el 45% de los responsables de TI que tuvo en cuenta este aspecto.
Dado que el teletrabajo es protagonista en nuestra forma de trabajar actual, las opiniones de los equipos de TI sobre las herramientas de colaboración podrían haber cambiado, dado que los empleados dan ahora mucho más valor a las herramientas online. Por eso, los departamentos de tecnología necesitan colaborar con los responsables de la toma de decisiones para implementar las mejores medidas posibles, incluso probando diferentes métodos para ver cuál se adapta mejor a su negocio.
Se espera que como parte del impacto de la pandemia haya un cambio de paradigma sobre cómo entendíamos el trabajo en la oficina. Será interesante ver cómo los negocios se están adaptando a esta "nueva normalidad". Lo que parece claro es que habrá una mayor inclinación hacia el teletrabajo y que las reuniones en videoconferencia sustituirán a las tradicionales reuniones físicas.
Teniendo en cuenta que nuestra forma de trabajar va a seguir cambiando constantemente, las perspectivas de cómo será la oficina del futuro son inciertas. Sin embargo, es fundamental que los departamentos de TI se comprometan continuamente con sus empleados, y trabajen en la colaboración digital para desarrollar soluciones que optimicen la rentabilidad y eficiencia, y, sobre todo, elegir las más adecuadas para garantizar la seguridad y cubrir las necesidades futuras de las empresas.
1 Quocirca Print 2025 Phase Two Report commissioned by Brother
