Cómo agilizar las tareas administrativas en el sector hotelero

El sector hotelero todavía se está recuperando del fuerte impacto que ha sufrido como consecuencia de la pandemia. Además de ser uno de los sectores que más ha sufrido esta crisis, también es una de las industrias que más cambios ha experimentado; cambios que vienen derivados de su acelerada transformación digital, un aspecto que, sin duda, se ha vuelto imprescindible para garantizar su recuperación.

Puede resultar paradójico que, en un sector donde la presencialidad siempre ha sido – y sigue siendo – fundamental, ahora se valore cada vez más el hecho de ofrecer una experiencia online óptima. Esta tendencia es muy similar a la que vemos en la industria de retail, donde la convivencia entre ambos mundos – físico y online –, se ha convertido en la clave para garantizar la continuidad del negocio. De ahí que soluciones avanzadas, como el contactless, las llaves digitales o el self check-in y check out online, se hayan convertido en auténticos protagonistas de todo este entramado.

Por supuesto, todos estos cambios han incrementado las tareas administrativas de los hoteles que, al igual que en cualquier otro sector, son clave para el buen funcionamiento del negocio. Los clientes son cada vez más exigentes, y esa exigencia debe traducirse en procesos administrativos más eficientes, que no requieran de una inversión innecesaria de tiempo del personal del hotel, que debería centrarse 100% en otras actividades, como la atención de los huéspedes durante su estancia. 

Una vez más, la tecnología juega un papel primordial para que la transformación digital en el sector hotelero sea una realidad, y para que la gestión administrativa de los mismos se convierta en un proceso asequible y rentable. Y dentro de esa tecnología, las soluciones de impresión, digitalización y etiquetado para el sector horeca se han convertido en el aliado perfecto para que los hoteles puedan agilizar sus tareas administrativas tanto en la recepción como en la oficina.

Nuestra experiencia en un hotel empieza cuando acudimos a la recepción para realizar el registro, experiencia que queremos que sea lo más rápida posible, ya que, cuando llegamos, estamos deseando ir a nuestra habitación para dejar el equipaje, relajarnos, etc. De ahí, que soluciones como un escáner o una multifunción sean la respuesta para que el proceso de registro – y de salida –, sea más ágil y apenas haya tiempos de espera. Tareas como la copia o escaneado de documentación del cliente, impresión de facturas o digitalización de consentimientos, son tareas muy habituales que, si están accesibles y actualizadas favorecen el buen ritmo de la atención.

Es fundamental que estas soluciones (equipos) que dan soporte a la actividad principal estén funcionando correctamente y es dónde los servicios gestionados de impresión pueden ser una gran ayuda. Tener contratado un servicio que se encargue de la gestión de la impresión permite que el personal del hotel se centre en su actividad principal y en lo que es realmente importante - sus clientes - en vez de dedicar tiempo a la compra de consumibles o solventar problemas técnicos, entre otros.

Por otro lado, ¿cuántas veces hemos tenido la necesidad de imprimir algún documento cuando estamos en el hotel? Por ejemplo, la tarjeta de embarque o la presentación para una reunión de trabajo son un clásico. Y aunque ahora tengamos la opción de llevar nuestra tarjeta en el móvil o la presentación en el ordenador, todavía hay gente que se siente más segura o les resulta más fácil tomar las decisiones con los documentos impresos. Por eso, los hoteles necesitan una solución que venga equipada de herramientas que permitan imprimir documentos de los huéspedes de forma segura.

Tampoco debemos olvidar que decenas de personas pasan por un hotel cada día, lo que implica que elementos como las conexiones eléctricas, las salidas de emergencia, etc., deban estar correctamente señalizadas. Es aquí donde entra en juego una impresora de etiquetas, ya que producen etiquetas personalizadas, duraderas y de elevada calidad para superar cualquier reto de identificación.

Al igual que cualquier otro mercado, si los hoteles invierten en la tecnología correcta, estarán más cerca de alcanzar la recuperación. Porque su forma de operar ya no será la misma, y deben adaptarse rápidamente a los cambios que se están dando en la sociedad. Los clientes tampoco son los mismos, su nivel de exigencia es mucho mayor y, si se quiere garantizar la continuidad del negocio, es fundamental empezar por optimizar los procesos administrativos. Solo así se podrá sobrevivir en la nueva normalidad.