Sistemas de gestión de información: cómo impulsar el ahorro y la eficiencia

Hoy día las empresas avanzan hacia un modelo data driven, centrado en los datos, que las hace mucho más eficientes y eficaces, pero también más dependientes que nunca del conocimiento. Además de la necesidad de una cultura de aprendizaje, es preciso contar con unos sistemas de gestión de información óptimos para manejar toda esa información.

Los sistemas de gestión de la información apoyan los esfuerzos de la organización por alcanzar las metas estratégicas, asegurando una toma de decisiones bien informada y nutriendo todos los procesos de la organización. El resultado son productos y servicios mejorados, una mayor capacidad de innovación, la reducción de riesgos y el impulso a la rentabilidad del negocio.

Los procesos impulsados por datos y la impresión

Algunos de estos procesos impulsados por datos están directamente relacionados con la impresión. Los avances tecnológicos en impresoras, equipos multifunción y escáneres han logrado que puedan integrarse en la red de la empresa de forma sencilla. Por esta razón, deben ser considerados como un elemento más de los sistemas de gestión de información.

Al poner en marcha acciones para la mejora de los sistemas de gestión de la información en la empresa se busca disfrutar de ventajas como:

• Identificar oportunidades para el ahorro de costes.
• Impulsar mejoras en la eficiencia.
• Mejorar los flujos de información y los documentales.
• Liberar al personal de TI de tareas rutinarias y dejarles más tiempo para dedicar al análisis.

Por eso, teniendo en cuenta que los sistemas de impresión forman parte de la estructura, es importante que se realice también una evaluación del entorno de impresión actual, de modo que nos permita:

• Detectar los procesos menos eficientes y poner soluciones.
• Identificar la manera de reducir el consumo eléctrico y el gasto en consumible.
• Advertir de si ha llegado el momento de sustituir los equipos antiguos por otros nuevos, con tecnologías más innovadoras y más rentables.

Dónde pueden aparecer problemas en los sistemas de gestión de información

Los problemas en los sistemas de gestión de información pueden aparecer en cualquier parte, aunque, a la hora de reconocerlos, es más sencillo dividirlos en tres categorías:

• Problemas en la entrada de datos: suelen ser errores ocasionados por fallos humanos. Suceden cuando no se han automatizado los procesos y son fáciles de evitar si se implementan las soluciones adecuadas.
• Problemas con la información almacenada: los repositorios de datos de la organización pueden no estar centralizados. La existencia de silos departamentales perjudica a los sistemas de gestión de información al privarles de una visión única. Además de una perspectiva parcial, otro problema común es la falta de calidad de los datos. Cuando no se han establecido políticas de gobernanza de la información ni se cuenta con una estrategia de gestión de datos maestros; la limpieza, el perfilado de datos y el data matching pasan a un segundo lugar. Y, mientras no se resuelve la situación, las consecuencias perjudiciales para el negocio van aumentando.
• Problemas con los productos de la información: ya se trate de análisis o informes, los procesos internos suelen derivar en documentos, archivos y ficheros que, en ocasiones se almacenan en formato digital y, otras, se imprimen. Los principales problemas en este punto son los relativos a la seguridad de la información y a los cuellos de botella en la impresión. Si los primeros ponen en evidencia las vulnerabilidades del sistema, haciendo peligrar la reputación de la empresa; los cuellos de botella afectan a su productividad y rendimiento, pues afectan a los niveles de satisfacción laboral y motivación de la plantilla, al tiempo que perjudican el clima de trabajo.

Soluciones y consejos para lograr mejores resultados en impresión

Cualquiera de estos problemas refleja las peores consecuencias de la falta de eficiencia de sistemas de gestión de información. Y, en impresión, para evitar los efectos sobre el consumo de papel, el de tóner, las impresoras infrautilizadas, la pérdida de productividad o la sobrecarga del área de TI, hace falta poner medidas.

Con este checklist de aspectos a monitorizar se pueden optimizar la entrada de datos, el almacenamiento de la información y los procesos de inteligencia empresarial, siguiendo tres sencillos pasos:

1. Automatizar. La mayoría de los trabajos de impresión y procesos de documentos implican tareas repetitivas que los usuarios, en vez de llevar a cabo de forma manual, podrían automatizar como flujos de trabajo digitales preestablecidos utilizando opciones de configuración personalizada de los equipos.
2. Migrar al cloud. Evitar el intercambio de los archivos más pesados por correo electrónico y, en su lugar, ponerlos a disposición del destinatario en la nube implica muchas ventajas, tanto para la capacidad de almacenamiento de los equipos, su rendimiento, así como para la velocidad a la que procesan la información. También es beneficioso desde el punto de vista de la impresión, que podría llevarse a cabo sin necesidad de descargar previamente el documento. En general, trabajar en la nube, permite ganar agilidad reduciendo los pasos del proceso.
3. Imprimir de forma segura. Es la solución a las infracciones de seguridad que se producen en este tipo de equipos, cuando alguien olvida documentos confidenciales en la bandeja de la impresora. Asegurarse de que la impresora solo liberará el documento impreso cuando la persona que envió el trabajo de impresión esté allí para su validación, no sólo resuelve un problema de seguridad de la información, sino que permite el ahorro. No hay que olvidar que cada página impresa tiene un coste que se convierte en pérdida cada vez que alguien no utiliza las hojas que había mandado a imprimir.

Cada vez es más fácil optimizar el funcionamiento de los sistemas de gestión de información, en especial si se trabaja desde un enfoque de mejora continua.